ISO 9001 - Die zentrale Norm fürs
Qualitätsmanagement

Die ISO 9001 ist eine Norm aus der Gesamtreihe DIN EN ISO 9000 ff. Sie ist der weltweit anerkannter Standard der - branchenneutral und daher maximal flexibel - Anforderungen an ein wirksames Qualitätsmanagement in einer Organisation definiert. 

Auch im Bereich der Bildungsorganisationen, Arbeitsmarktdienstleister und Non-Profit-Organisationen ist sie seit vielen Jahren eingeführt, einem breiten Publikum als Nachweis der Qualitätsfähigkeit auf Basis internationaler Standards bekannt und akzeptiert.  

2015 erschien die letzte und aktuelle Ausgabe der Norm. Branchenneutral entworfen, hat sie Gültigkeit für Unternehmen aus Industrie, Wirtschaft und Dienstleistung, also auch für Bildungsunternehmen, Arbeitsmarktdienstleister und Non-Profit-Organisationen.

ISO 9001 – Worum geht´s?

Im Kern geht es um ein leistungsstarkes und qualitätsorientiertes Managementsystem. Mit Blick auf die erfolgreiche Zertifizierung auf der Basis der ISO 9001 soll sich die Organisation auf 7 Handlungsfelder fokussieren. 

Die 7 Handlungsfelder beziehen sich auf: 

• Das Verstehen Ihrer Organisation und ihres Kontextes

• Die Führung der Organisation

• Die Planung und Steuerung Ihres Qualitätsmanagementsystem

• Die Unterstützung (Support) 

Hier geht es um Ressourcen, Personen, Infrastruktur, Wissen, Kompetenz, …

• Die betriebliche Planung und Steuerung (Operation) 

Hier geht es um Ihre Produkte und Dienstleistungen

• Die Überwachung, Messung, Analyse und Bewertung der Leistung

• Die fortlaufende Verbesserung

Im Folgenden finden Sie einige Anforderungen aus der ISO 9001. Auch Bildungsdienstleister können diese Anforderungen umsetzen:

• Festlegung von Qualitätszielen: Bildungsdienstleister müssen klare Ziele für die Qualität ihrer Dienstleistungen festlegen und dokumentieren. Diese Ziele sollten messbar sein und mit der Gesamtstrategie der Organisation in Einklang stehen.

• Prozessorientierter Ansatz: Die ISO 9001 erfordert, dass Organisationen ihre Prozesse identifizieren und dokumentieren. Dies umfasst auch die Prozesse, die in Bildungsdienstleistungen involviert sind, wie z.B. die Planung, Durchführung und Bewertung von Veranstaltungen, Kursen oder Seminaren.

• Ressourcenmanagement: Bildungsdienstleister müssen sicherstellen, dass sie über ausreichende Ressourcen verfügen, um ihre Dienstleistungen effektiv zu erbringen. Dazu gehören qualifiziertes Personal, geeignete Unterrichtsmaterialien, Infrastruktur und technische Unterstützung.

• Dokumentation: Die ISO 9001 verlangt, dass Organisationen ihre Prozesse, Verfahren und Anweisungen dokumentieren. Dies dient dazu, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen verfügbar sind und dass die Dienstleistungen konsistent erbracht werden.

Am Ende geht es darum, Qualität nicht nur zu behaupten, sondern diese nach außen zu belegen. Hier ist die Vorlage einer akkreditierten Zertifizierung nach ISO 9001 erste Wahl. 

Ablauf der Zertifizierung nach
DIN EN ISO 9001

Als akkreditierte Zertifizierungsorganisation sind wir Ihr leistungsstarker Partner. Von der Verfahrensplanung bis zur Zertifikatserteilung stehen wir an Ihrer Seite. 

Hier finden Sie den typischen Verlauf eines Zertifizierungsverfahrens:

1. Zertifizierungs- bzw. Zulassungsvereinbarung: Voraussetzung eines akkreditierten Zertifizierungsverfahrens ist das Vorliegen einer detaillierten Zertifizierungsvereinbarung zwischen der Bildungs- und der Zertifizierungsorganisation.

2. Freigabe des CERTQUA-Servicecenters: Nach Vertragsabschluss finden Sie das CERTQUA-Servicecenter für Sie freigeschaltet. Dort können Sie u.a. Ihre Anträge ausfüllen, Ihre QM-Dokumentation sowie Nachweise uploaden, Standorte verwalten und beantragen etc. In unserem digitalen Zertifikatsmanagement finden Sie hier (später) alle Ihre Zertifikate und mitgeltenden Anhänge, im digitalen Rechnungsmanagement finden Sie die Abrechnungen der für Sie erbrachten Prüfdienstleistungen. Über ein Berechtigungsfeld können Sie Mitarbeitenden in Ihrer Organisation definierte und abgestufte Zugriffsrechte zuweisen. So können Sie bei maximaler Transparenz Aufgaben bestmöglich und verbindlich verteilen.

3. Optionale Leistungen: Zertifizierungsorganisationen sind eine akkreditierte Prüfinstanz, sie dürfen daher nicht beratend tätig werden. 
   
   Es können Orientierungsgespräche beauftragt werden, die über die jeweiligen Regelwerke, deren Anforderungen und Besonderheiten informieren, ggf. komplexe Auditverfahren insgesamt darstellen etc.

4. Dokumentationsprüfung: Wir prüfen die von Ihnen eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Kompatibilität mit der ISO 9001 und allen ihren mitgeltenden Regelwerken.

5. Zulassungsaudit: Im nächsten Schritt wird die Zulassungsfähigkeit des Trägers von Auditor:innen vor Ort geprüft. Ein Audit ist die „Suche nach Nachweisen“. Hier geht es darum, die in der o.g. Dokumentation gemachten Angaben zu verifizieren. Dies geschieht u.a. durch Inaugenscheinnahme von Objekten (Räume, Werkstätten etc.), Ausbildungsmitteln (IT, Simulatoren, Materialien), Auditinterviews mit Funktionsträgern, Einsichtnahmen in Dokumente. Unter bestimmten Voraussetzungen (vgl. Regelwerk IAF MD 4) können Audits bzw. Anteile von Auditverfahren auch remote, also per Computer und über Kommunikationseinrichtungen, durchgeführt werden. 

6. Auditbericht: Nach dem Audit erhalten Sie einen Bericht, in dem alle wesentlichen Punkte des Zertifizierungsverfahrens erfasst und bewertet sind. Eventuelle Nichtkonformitäten werden ebenfalls erfasst und können behoben werden.

7. Zertifizierungsausschuss: Bei einem positiven Auditergebnis wird das gesamte bisherige Verfahren dem Zertifizierungsausschuss zur endgültigen Entscheidung zugeleitet.

8. Zertifikatserteilung: Bestätigt der Zertifizierungsausschuss das Verfahren, erfolgt die Zertifizierung. Dier Zertifikate werden erstellt und zugestellt. Das Zertifizierungszeichen der CERTQUA kann sodann auf den Print- und elektronischen Medien des Trägers werblich genutzt werden. Das Zertifikat ISO 9001 ist drei Jahre gültig. 

9. Überwachungsaudits: In (meist) verkürzter Form ist kalenderjährlich ein Überwachungsaudit durchzuführen. Hier wird überprüft, ob die vormaligen Zertifizierungsvoraussetzungen nach wie vor erfüllt sind. 

10. Re-Zertifizierung: Für die Verlängerung des Zertifikats nach drei Jahren ist ein Re-Zertifizierungsaudit rechtzeitig vor Ablauf der Zertifikatslaufzeit notwendig. Der Ablauf der Re-Zertifizierung gleicht dem einer Erstzertifizierung und beinhaltet auch erneut die Prüfung Ihrer QM-Dokumentation. I.d.R. liegt der Prüfaufwand bei gleichgebliebenen Organisationsrahmendaten unter dem einer Erstzertifizierung. 

Ihre Investition in eine erfolgreiche ISO 9001-Zertifizierung?

Zertifizierungskosten sind zunächst abhängig von der Organisationsgröße und der Komplexität der Organisation. Parameter sind hier insbesondere die Anzahl der Mitarbeitenden und die Anzahl der Standorte. Ferner ist ggf. auch der tatsächliche Geltungsbereich in der Organisation zu prüfen. Ggf. kann dieser eingegrenzt werden, so dass nicht die ganze Organisation sich dem Verfahren unterziehen muss. Dies reduziert Ihren Aufwand und Ihre Kosten. 

Sprechen Sie uns an. Wir prüfen, welche Optimierungen die Regelwerke in Ihrem Fall zulassen.

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